FAQ

Quali sono i ruoli coinvolti nel processo di segnalazione?

Per tutti i dettagli riguardanti i ruoli coinvolti nel processo di segnalazione di ciascuna scheda, consultare la pagina I ruoli degli utenti.

Come fa il sistema a individuare il Responsabile della segnalazione?

Il Responsabile della segnalazione corrisponde al Responsabile della Unità Operativa/Assistenziale/Servizio dove è accaduto l’evento.

Il segnalante, nello step Contesto dell'evento, compila il campo Azienda Sanitaria – Struttura – Unità Operativa/Assistenziale/Servizio scegliendo l’unità in cui è accaduto l’evento.
Il sistema automaticamente assegna la segnalazione al Responsabile di quella Unità Operativa/Assistenziale/Servizio. Il Segnalante non deve preoccuparsi di indicare un Responsabile perché il sistema esegue questa operazione in automatico.
Se necessario, il Segnalante può indicare anche un’ulteriore unità compilando il campo Aggiungi ulteriore Unità Operativa/Assistenziale/Servizio coinvolta, diversa dalla precedente, con cui il sistema identificherà un ulteriore Responsabile della segnalazione.

Per maggiori informazioni sulla compilazione del campo Azienda Sanitaria – Struttura – Unità Operativa/Assistenziale/Servizio, consultare la pagina Campo Azienda Sanitaria – Struttura – Unità Operativa / Assistenziale / Servizio.

Per maggiori dettagli e informazioni sul Responsabile della segnalazione, consultare il capitolo Unità Operativa di contesto e Responsabile della segnalazione.

Vorrei mostrare una segnalazione anche a un collega, come faccio?

Soltanto i ruoli di Livello 3 e Livello 4 possono condividere in sola lettura una segnalazione con un altro utente SegnalER.

Per maggiori dettagli, consultare il capitolo Condivisione di una segnalazione in sola lettura.

Come funziona il processo di segnalazione?

Il processo di segnalazione tipico di ogni scheda, si articola in 3 fasi: inserimento, validazione e chiusura.

Per maggiori dettagli e informazioni sul processo di segnalazione, consultare la pagina Il processo di segnalazione e i video tutorial Video Tutorial: Il processo di segnalazione.

Cos’è lo stato di una segnalazione?

Ogni segnalazione attraversa diversi stati che descrivono lo stato di avanzamento nel processo di elaborazione della stessa, a partire dall’inserimento, fino alla chiusura.

Per maggiori informazioni sullo stato di una segnalazione, consultare la pagina Gli stati della segnalazione.

Qual è la differenza tra l'operazione di eliminazione e la dichiarazione di non appropriatezza di una segnalazione?

L'operazione di eliminazione di una segnalazione, porta la stessa allo stato "eliminata". La dichiarazione di non appropriatezza di una segnalazione, porta la stessa allo stato "non appropriata". In entrambi i casi, la segnalazione non sarà più visibile all'interno dell'applicativo e le segnalazioni eliminate o non appropriate non verranno conteggiate nelle statistiche sulle segnalazioni effettuate dalle Aziende.

La dichiarazione di non appropriatezza, viene utilizzata per una segnalazione inserita selezionando la tipologia di evento errata.

Esempio: Viene selezionato “Altro evento” per descrivere un evento caduta: il Responsabile chiede all’Operatore di compilare una nuova scheda indicando di selezionare, nell’esempio specifico, “Caduta di paziente ricoverato” e dichiara non appropriata la segnalazione avente tipologia “Altro”.
L'eliminazione viene utilizzata per tutti i casi in cui si voglia scartare la segnalazione.

Esempio: segnalazioni duplicate.

Ho sbagliato tipologia di segnalazione, posso cambiarla senza dover ricompilare tutta la scheda?

È possibile modificare la tipologia e la sotto-tipologia di segnalazione, per le segnalazioni corrispondenti alla scheda di Incident Reporting. In tal caso si potrà scegliere un altro tipo di segnalazione, tra quelle di Incident Reporting.

Non è possibile modificare la tipologia per le segnalazioni di Caduta, Contenzione, Dispositivo Vigilanza, Evento correlato alla Gestione del Farmaco, Lesione da Pressione, Violenza sull’Operatore.

Infatti, i campi da valorizzare per le varie schede sono molto diversi. In questo caso è necessario eliminare la segnalazione e crearne una nuova.

Per maggiori informazioni, consultare la pagina Tipologia / Sotto-tipologia di segnalazione.

Nel caso di segnalazione in forma anonima, il Responsabile sa chi l'ha inserita?

No, nel caso di segnalazione in forma anonima non viene salvato nessun dato relativo all'Operatore che ha inserito la stessa. Di conseguenza, il Responsabile non può sapere chi l’abbia inserita e non può chiedere integrazioni all'Operatore.

Per maggiori informazioni sull’inserimento di una segnalazione in forma anonima, consultare la pagina Campi che influiscono sul processo di segnalazione.

Vorrei inserire una segnalazione in forma anonima, ma non riesco più a modificare il campo.

Il campo “Segnalazione in forma anonima” è modificabile soltanto finché non si è salvata la segnalazione.

I dati personali dell’Operatore che inserisce la segnalazione (segnalante), infatti, vengono compilati in automatico dal sistema. Se la segnalazione viene salvata senza modificare il campo “Segnalazione in forma anonima”, i dati personali del segnalante vengono registrati sul database. Allo stesso modo, se viene modificato il campo “Segnalazione in forma anonima” = Sì e si salva la segnalazione, i dati personali del segnalante non vengono registrati sul database.

Entrambe le operazioni sono irreversibili: qualora l’utente cambiasse idea, è necessario eliminare la segnalazione e inserirla di nuovo.

Per maggiori informazioni sulla segnalazione in forma anonima, consultare la pagina Campi che influiscono sul processo di segnalazione.

Sono Risk Manager per una segnalazione, come mai non riesco a modificare il campo Azienda Sanitaria - Struttura - Unità Operativa / Assistenziale / Servizio nello step Contesto dell'Evento?

Il campo "Unità Operativa/Assistenziale/Servizio" e "Ulteriore Unità Operativa/Assistenziale/Servizio coinvolta", sono modificabili fino alla validazione del Responsabile, dopodiché non sono più modificabili.

Se un Responsabile o un Referente Aziendale dovesse assentarsi per un periodo (e.g., ferie, malattia, etc.), è possibile delegare un collega che validi la segnalazione?

No, non è possibile delegare un collega che gestisca il processo di segnalazione.

Tuttavia, potrebbe essere utile attribuire un determinato ruolo su un nodo dell’Organizzazione delle Strutture Sanitarie a più di un utente, in modo che entrambi possano eseguire le stesse attività sulle stesse segnalazioni e possano sostituirsi a vicenda.

Ad esempio, è utile avere due Responsabili dello stesso Reparto/Unità Operativa in modo che, in assenza di uno dei due, possa intervenire l’altro.

Inoltre, fatta eccezione per la segnalazione di Evento Sentinella, il Risk Manager, esso ha gli stessi diritti del Responsabile, quindi, può eseguire le attività del Responsabile nel caso in cui esso sia assente oppure i tempi di gestione della segnalazione siano molto stretti.

C’è una tempistica entro cui prendere in carico e validare le segnalazioni su SegnalER?

No. Dal punto di vista applicativo, sono gli operatori stessi a gestire le tempistiche entro cui gestire il processo di segnalazione in base alle indicazioni ricevute dalla propria Azienda Sanitaria.

Tuttavia, sono previsti alcuni alert ad invio programmato che ricordano quali attività devono essere svolte sulle segnalazioni e indicano da quanti giorni la segnalazione è “in attesa”.

Gli utenti come fanno a sapere se devono svolgere attività sulle segnalazioni?

Sono previsti alcuni alert automatici, disponibili sia sull'applicativo (Notifiche) che inviati via e-mail, destinati in particolare agli utenti che devono svolgere una determinata attività sulla segnalazione.

Inoltre, nella sezione dell’applicativo “Le mie attività” sono presenti tutte le segnalazioni su cui l’utente deve svolgere attività per permettere il proseguimento del processo di segnalazione.

Per maggiori informazioni sugli alert previsti, consultare le pagine Consultare le notifiche e Appendice B - Elenco delle notifiche.

Per maggiori informazioni sulla sezione dell’applicativo “Le mie attività”, consultare la pagina Consultare le attività.

Quando vengono inviate le notifiche?

SegnalER prevede l’invio di notifiche verso gli utenti che partecipano al processo di una segnalazione per

· Informarli riguardo le fasi del processo di segnalazione della stessa

· Ricordare loro di eseguire determinate attività sulla segnalazione

Per maggiori informazioni sull’invio delle notifiche, consultare le pagine Consultare le notifiche e Appendice B - Elenco delle notifiche.

Nella sezione dell’applicativo “Le mie attività”, non vedo più la segnalazione che ho inserito.

Nella sezione “Le mie attività” sono presenti soltanto le segnalazioni su cui l’utente deve eseguire delle attività in un dato momento. Ad esempio:

Un Operatore inserisce la segnalazione. La troverà nella sezione “Le mie attività” soltanto finché la segnalazione è in stato bozza oppure se gli venisse chiesto di fare un’integrazione. Dal momento in cui l’Operatore chiede la validazione della segnalazione, non dovrà più eseguire alcuna attività sulla stessa, perciò, non la troverà più tra le sue attività.
Il Responsabile dell’U.O. dove è accaduto l’evento, troverà una segnalazione nella sezione “Le mie attività” quando l’Operatore gli avrà chiesto di validarla o se gli venisse chiesta dal Risk Manager un’integrazione sulla segnalazione stessa. Dal momento in cui il Responsabile avrà validato la segnalazione, non avrà più alcuna attività da eseguire sulla stessa, perciò, non la vedrà più tra le sue attività.

La sezione dell’applicativo “Le mie attività” può essere considerata la scrivania dell’utente, dove si trovano le segnalazioni in attesa di essere elaborate. Quando un utente completa le proprie attività sulla segnalazione (e.g., il Responsabile che ha validato una segnalazione), il sistema mostra la stessa sulla scrivania degli utenti che devono prenderla in carico per attività successive (e.g., il Risk Manager che deve chiudere la segnalazione).

Per maggiori informazioni sulla sezione “Le mie attività”, consultare la pagina Consultare le attività.

Qual è la differenza tra le sezioni dell’applicativo “Elenco segnalazioni” e “Le mie attività”?

Tuttavia, una segnalazione è sempre consultabile da parte di un utente che abbia il diritto di lettura su di essa. La sezione dell’applicativo “Elenco segnalazioni” può essere considerata l’archivio dell’utente, dove sono presenti tutte le segnalazioni su cui ha diritto di consultazione.

Per maggiori informazioni sulla sezione “Le mie attività”, consultare la pagina Consultare le attività.

Per maggiori informazioni sulla sezione “Elenco segnalazioni”, consultare la pagina Consultare le segnalazioni.

Se conosco l'identificativo di una segnalazione, come faccio a cercarla?

Se si conosce l'identificativo univoco di una segnalazione, si può cercare nella sezione dell'applicativo "Elenco segnalazioni", utilizzando il campo filtro "Cerca".

Per maggiori informazioni, consultare la pagina I filtri di ricerca.

Si possono allegare alle segnalazioni anche video e registrazioni audio?

Sì, è possibile allegare alle segnalazioni file di qualsiasi formato, purché sia rispettato il limite sulla dimensione del singolo file di 100MB.

Per maggiori informazioni sugli allegati, consultare la pagina Allegati.

Lavoro in laboratorio, se mi accorgo che il campione processato non appartiene al paziente indicato e ciò viene confermato dall’operatore di reparto, chi deve inserire la segnalazione su SegnalER?

Qualsiasi utente abilitato ad effettuare l’accesso a SegnalER, può inserire segnalazioni qualora si accorga di un incidente o evento avverso. È consigliabile comunque prendere accordi con l’altro utente interessato dall’evento, in modo da non avere segnalazioni duplicate. Nel caso di segnalazioni duplicate, è comunque possibile eliminare una delle due o dichiararla non appropriata.

Ho il ruolo di RAV. Ho inserito una segnalazione di DV e l'ho mandata in validazione. Rientrando per vedere la segnalazione non posso compilare nulla e non vedo altri pulsanti oltre a Precedente / Successivo. Come mai?

La segnalazione è stata inserita su un'Azienda Sanitaria diversa rispetto a quella su cui l'utente ha ruolo di RAV, quindi, su quella segnalazione, l’utente ha agito con il ruolo di Operatore.

Per maggiori informazioni sui diritti di visibilità e modifica delle segnalazioni, consultare il capitolo "Diritti di visibilità e modifica della segnalazione per i vari ruoli" presente in ogni modulo dedicato a ciascuna scheda.

URP - Nella scheda URP, ho compilato lo step Comunicazioni ai Professionisti, ma al Destinatario che ho indicato non è arrivata nessuna comunicazione.

Consultare la FAQ “Quando vengono inviate le notifiche”?

URP - Dopo aver preso in carico una segnalazione del Cittadino, mi sono accorto che l’URP competente non è il mio.

Prima di condividere la segnalazione con il Referente, è possibile riassegnare la segnalazione ad un URP diverso.

Per maggiori informazioni sulla riassegnazione di una segnalazione all’URP competente, consultare la pagina Riassegnazione della segnalazione ad un altro URP.